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[ScanSnap] 活用法するが活用しない [2023/04/09] ID42056

[ScanSnap] 活用法するが活用しない [2023/04/09] ID42056

はじめに

紙の文書は嵩(かさ)張りますよね.どうしても原本でないといけない場合だけは,紙のままで保存しますが,基本的には全ての紙文書は,ScanSnapで電子化した後廃棄しています.

例えば最近では,COVID-19ワクチン接種証明書(ワクチン製品の製造ロット番号のシールを貼付された紙文書,その他)は,スマホのアプリで証明できるようになったので,ScanSnapで電子化して廃棄しました.

以下では,ScanSnapの活用方法と電子文書の活用しない(結果的に)方法について述べます.

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ScanSnap

もう,10年以上前のことになります.ブックの電子化がはやった時期に,例にもれず僕もスキャナーを物色し,当時から両面スキャンと高速スキャンを誇るScanSnapをゲットしました.その他メーカーから競業機種も発表されましたが,それらに比べて高価であったScanSnapの性能と安定性は,群を抜いていたと思います.今でもそれは変わりません.他社メーカーは撤退したようですね.ScanSnapには勝てないので....

ScanSnapの高性能を支えているのは,消耗品である部品の作りこみにあります.消耗品といっているのは,やはり何万枚をスキャンすると紙詰まりや複数枚を取り込んだりするエラーを起こすようになるからです.これは仕方ありません.消耗品なので少し高価ですか交換します.

ScanSnapでは,B4サイズも取り込むことができす.機種によってはできないものもあるかもしれません.そのあたりは,高に優する際にしっかり調べてください.ScanSnapは基本的にA4サイズの短幅の給紙になっていますが,B4サイズのスキャンが可能です.以前は,クリアシートの形態のシートにB4サイズの紙を二つ折りにしてA4サイズにしてスキャンすることで両面を読み込み,裏表を結合させてB4にしてくれました.

最近では,ScanSnapのユーティリティが優秀になったことで,B4取り込み用のクリアシートは必要ではなくなりました.取り込む前に二つ折りはB4であることを設定してあげると,裏表を結合してB4にしてくれます.

取り込んだ電子ファイルは,PDFと画像ファイル(jpeg)にして保存することができます.

PDFの場合は,検索可能な変換,すなわち文字認識の処理をさせることでPDF内の文章を検索できるようになります.技術的なことを説明すると,そのPDFに表示されている文章は,ハードスキャンであって画像です.その画像を解析して文字を判別して,得られた文字コードをそのPDFファイル内に埋め込んでいます.

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電子化文書

電子化した文書は,基本的には活用されることは稀です.書籍にしても一回は読んだ本だったら,あらためて最初から読むことはありませんね.活用されないといいましたが,ほぼ無いという意味です.稀に活用するケースは,記憶に残っているある内容の詳細を知りたい場合です.その時に役に立つのが検索機能です.すべてのPDFファイルに対して検索を掛けます.検索可能な処理を救でいれば,ヒットするでしょう.

公文書にもついてもできる限りSnapScanで電子化したら廃棄します.その場合も原本が必要な期間は残すことも考慮します.

電子化する文書は以下,もらった年賀状・はがき,カード支払いの請求書,地域情報,広報,車検・点検明細,映画チラシ・購入パンフレット,取扱説明書(ネットになければ),書籍,などです.これらは,ScanSnapで電子化して廃棄します.僕は,結構高価な本も買いますが,それでも電子化して廃棄します.高価な書籍の場合は,取り込みに縦筋がはいっている場合(ブック背表紙に付いているのりによる)もあるため,再取り込みしたいので,少し確認する期間を置いてから廃棄します.

注意点

ScanSnapで取り込む際の注意点

  1. 本の背表紙をカッターで切り取ってスキャンすると背表紙についた「のり」がScanSnapのCCDカメラの熱で溶けてセンサー・カラス面を汚すことがある.これはスキャンの結果に縦筋として現れる
  2. 紙質によっては,複数枚が給紙されることがある.ScanSnapは他社メーカー製品と比較して,複数枚の給紙は稀れですが,消耗品であるゴムローラーの劣化により生じます.拭き掃除か交換で対応します.

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電子文書の保管

ScanSnapで電子化した電子文書は,Backupをしっかりしないと痛い目にあいます.若いころなんどもHDDの不具合でとりためた文書は帰らないことになった経験がなんどもあります.

保存メディアとしては,CD,DVDはダメです.データ保管年数が数年間であるためです.これらのメディアは,テンポラリ或いはデータの授受の用途に限ります.以下は,データの保管法について列挙しました.

  1. NASのRAIDに保管
  2. HDDに保管し,そのHDDのミラーを作る
  3. iCloudなど商用サービスを利用する (コスト面はさておき,確実です)

僕は,1~3のいずれもデータの用途毎に使用しています.電子化したPDFは,NASのRAID5に保管し,更に,異なるHDDとしてWindows接続のHDDにミラーを作っています.因みにiCloudには,iPhoneの写真が保存さてますが,そのバックアップとしてNASのRAID5やWindows-HDDを適用しています.

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電子化ポリシー

最後に,僕の紙文書の電子化のポリシーです.入手したすべての紙文書はScanSnapで電子化します.毎週1回は電子化の作業に充てています.紙文書を躊躇なく捨て去るには,まずは電子化です.いつ必要ななるか分からないので,なにもなしに捨て去ることはできません.

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まとめ

以上,ScanSnapによる紙文書の電子化,ScanSnapの使用の概要,及び電子化したファイルの保管方法について概観し要点をまとめました.

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編集履歴

2023/04/09, Mr. HARIKIR

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scansnap

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